Système d’archivage électronique : pourquoi et comment le mettre en place ?

La mise en place d’un système d’archivage électronique (SAE) est assez délicate. Il est important de la réaliser en ne perdant pas de vue les enjeux liés au cycle de vie des documents et la nécessité d’assurer leur intégrité.

Toute une méthodologie doit être suivie à cet effet. Notez aussi qu’un système d’archivage digne de ce nom ne peut être élaboré sans la prise en compte des normes en vigueur.

L’essentiel de ce qu’il y a à faire dans le cadre de cette démarche est mis en avant dans les lignes suivantes.

Etablir un cahier des charges

pourquoi et comment le mettre en place l'archivage electronique
pourquoi et comment le mettre en place l’archivage electronique

Pour avoir une visibilité nette sur le fonctionnement de votre SAE, vous devez établir un cahier des charges. Celui-ci ne sera pas le même selon que vous ayez fait le choix d’un SAE interne ou d’un SAE externe.

Il existe des documents normatifs qui aident à mettre en place un bon cahier des charges. C’est le cas du fascicule de documentation Afnor FD Z42-018 ainsi que la norme Afnor NF Z42-013. Notez que le SAE peut nécessiter l’installation d’un nouveau centre de calcul sécurisé.

Dans ce cas, le cahier des charges ne tiendra pas compte seulement du matériel et du logiciel informatique. Il s’étendra aussi au bâtiment, à l’alimentation énergétique et à la climatisation.

Ne perdez pas de vue également le fait que la mise en place du SAE puisse être compliquée si la solution choisie fait toute la place à un archivage sur supports amovibles, tels qu’un CD-R ou DVD-R.

Une chose est sûre, le cahier des charges de votre SAE doit comporter un volet organisationnel. Ce n’est pas une obligation que celui-ci soit à usage externe à l’organisation. Il peut également être à usage interne.

Car l’organisation, les procédures et l’environnement humain sont des paramètres à prendre en compte, ce qui est d’ailleurs une exigence de plusieurs normes.

Choix du prestataire

Pour le pilotage de votre SAE, vous devez choisir un prestataire. Pour cela, en plus de considérer la conformité de la réponse de ce dernier au cahier des charges, la prise en compte de la pérennité de celui-ci est nécessaire. Ce serait une erreur d’opter pour un prestataire qui ne donne pas de sérieuses garanties en termes de pérennité.

Si vous avez privilégié une solution d’archivage interne, la question du choix du prestataire sera moins épineuse. Le plus important est de mettre en place des solutions que le service informatique de l’organisation peut reprendre.

Mais il faudrait accorder de l’importance au respect des standards informatiques et documentaires ainsi qu’à l’accès aux sources des programmes.

Voire à ce sujet les bonnes pratiques pour mettre en place un SAE.

Mise en place d’un comité de pilotage

C’est un comité de pilotage qui doit se charger de mettre en œuvre votre SAE. Le plus souvent, le prestataire retenu gère tout. Mais il est préférable de créer une équipe pluridisciplinaire dans laquelle on trouvera des juristes, des informaticiens, des financiers ainsi que des archivistes. Le principal rôle du comité de pilotage est de vérifier et valider toutes les spécifications instaurées dans le cadre du SAE.

En savoir plus sur les bonnes pratiques pour mettre en place un SAE

Phase de lancement du SAE

A cette étape, tout doit être parfait pour que le SAE soit déployé au reste des services. Toutes les fonctions du système et les documents de l’organisation doivent être gérés à partir d’un suivi réalisé par le comité de pilotage pluridisciplinaire.

Lorsqu’il y aura une nouvelle implémentation, il faudrait d’abord qu’un audit de conformité soit mené.

Il est bon de savoir qu’en plus des coûts de maintenance matérielle et logicielle, la gestion du SAE engendrera chaque année des frais associés à l’audit de conformité. Aussi, il est nécessaire de considérer le fait que des évolutions réglementaires ou normatives puissent imposer un ajustement du SAE.

Le comité de pilotage devrait intervenir en ce moment pour fixer les modalités de cet ajustement.

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